Última actualización: septiembre de 2026
Resumen
- Tu asistente de Invent ahora puede acceder a tus archivos: conecta OneDrive o SharePoint y encontrará un documento por nombre o contenido, compartirá el enlace, descargará lo que necesite y subirá lo que produzca.
- En OneDrive también reacciona: un archivo que llega a una carpeta, o que se edita, se renombra o se mueve, puede iniciar el siguiente paso sin que nadie tenga que anunciarlo.
- La cuestión no es gestionar archivos, sino obtener respuestas: la lista de precios que un cliente pide por WhatsApp, la plantilla de NDA que un compañero solicita en Slack, el contrato que acaba de llegar y para el que hay que crear un registro.
- Cada acción se ejecuta con los permisos que hayas concedido, y eliminar significa mover a la papelera de reciclaje, no al vacío.
- La configuración no requiere código: conecta la cuenta, concede las acciones y nombra las carpetas.
Tus documentos ya contienen las respuestas. Ahora el asistente puede acceder a ellas.
La mayor parte del conocimiento de una empresa no vive en una wiki. Vive en archivos: la lista de precios que alguien actualizó el martes pasado, el PDF de políticas, el contrato firmado, la lista de verificación de incorporación que tres personas siguen reenviando. Cada pregunta cuya respuesta termina en uno de esos archivos implica una búsqueda, rebuscar entre carpetas o la atención de un compañero.
Las integraciones con OneDrive y SharePoint dan a tu asistente el mismo acceso a esos archivos que tiene tu equipo, en todos los canales donde ya trabaja. Esto es lo que hace, qué darle primero y cómo encaja junto a la IA que Microsoft ya ofrece.
Por qué dar tus archivos a un asistente de IA
Un asistente basado en una base de conocimientos responde a partir de lo que le has enseñado. Un asistente con acciones sobre archivos también puede ir a buscar lo que necesitas: la versión actual, el documento real, el enlace que el cliente puede abrir. Así se cierra la brecha entre «esto es lo que dice la política» y «aquí tienes la política».
También funciona en la otra dirección. El asistente produce cosas todo el día: resúmenes, transcripciones, borradores, informes. Sin un lugar donde guardarlos, se quedan en un chat. Con OneDrive o SharePoint conectados, llegan a la carpeta donde el equipo espera encontrarlos y con los nombres que utiliza el equipo.
Y, como el asistente responde en WhatsApp, Instagram, el widget web, el correo electrónico y Slack, se puede acceder a los archivos desde cualquier lugar donde se haga la pregunta, ya sea un cliente o un compañero.
Qué puede hacer la integración con OneDrive
Nueve acciones, mostradas como tarjetas en Invent:
Los desencadenantes en la fila superior; después, buscar, obtener, guardar y organizar.
- Dos desencadenantes
Al crear un archivo se activa cuando un archivo llega a una carpeta; Al cambiar un archivo se activa cuando se edita, se renombra o se mueve un archivo. Un contrato firmado que se deja en una carpeta puede iniciar el siguiente paso sin que nadie tenga que anunciarlo. - Buscar y obtener
Buscar archivos busca por nombre o contenido, Obtener archivo devuelve los detalles y el enlace, Descargar archivo obtiene el archivo en sí. Es la pregunta «¿dónde está la última lista de precios?», respondida con el enlace. - Guardar y organizar
Subir archivo, Actualizar archivo (renombrar o reemplazar el contenido), Crear carpeta, y Eliminar archivo, que mueve el archivo a la papelera de reciclaje en vez de destruirlo.
SharePoint: el mismo acceso para las bibliotecas de la empresa
Los equipos que guardan documentos en sitios de SharePoint, en lugar de carpetas personales de OneDrive, obtienen allí el mismo conjunto de acciones sobre archivos: Buscar archivos, Obtener archivo, Descargar archivo, Subir archivo, Actualizar archivo, Eliminar archivo y Crear carpeta. Por ahora, los dos desencadenantes de carpeta son exclusivos de OneDrive; por tanto, «reaccionar cuando llega un archivo» se ejecuta en OneDrive, mientras que «buscarlo, obtenerlo y guardarlo» funciona en ambos.
Los mismos verbos en la biblioteca de la empresa. Los desencadenantes se mantienen en OneDrive.
Hay un requisito que debes conocer antes de conectarlo: las acciones de SharePoint necesitan una suscripción a Microsoft 365. SharePoint solo existe en los planes empresariales y corporativos de Microsoft, los mismos planes que incluyen Copilot Chat, por lo que una cuenta personal de Microsoft puede conectar OneDrive, pero no SharePoint. Si tu empresa ya utiliza Microsoft 365, tienes lo que necesitas.
Ideas: qué dar al asistente en OneDrive y SharePoint
Las acciones sobre archivos se convierten en tareas cotidianas cuando nombras las carpetas. El grupo de «reaccionar cuando llega un archivo» necesita OneDrive; el resto también funciona con SharePoint. Aquí tienes algunas ideas para empezar:
Encontrar cosas
- La versión más reciente, bajo petición
«¿Dónde está la lista de precios actual?» El asistente busca por nombre o contenido y responde con el enlace, en Slack o en una conversación con un cliente. - Respuestas para clientes a partir de tus documentos
Las fichas de producto, políticas y manuales se convierten en respuestas que el asistente puede dar por WhatsApp o en el widget web, con el enlace al archivo adjunto cuando el cliente quiere más detalle. - Plantillas y formularios
«Envíame la plantilla de NDA» o «la lista de verificación de incorporación», obtenidas de la carpeta donde están, no de la memoria de alguien sobre dónde se encuentran.
Reaccionar cuando llega un archivo
- Incorporación de contratos
Un contrato firmado que se deja en la carpeta Firmados inicia el siguiente paso: se actualiza el registro, se avisa al equipo y se envía el correo electrónico de bienvenida. - Facturas de proveedores
Un PDF que llega a Facturas recibidas se lee, el importe y la fecha de vencimiento se anotan en una tabla y se notifica a la persona encargada de aprobarlo. - Solicitudes y envíos
Los CV, las solicitudes o los formularios guardados en una carpeta se confirman y registran a medida que llegan. - Alertas de cambios
Cuando se edita, se renombra o se mueve una especificación, lista de precios o política compartida, las personas que dependen de ella se enteran.
Guardar las cosas
- Resúmenes y transcripciones archivados
El asistente redacta el resumen de la reunión o la transcripción de la conversación y lo sube a la carpeta del cliente, con los nombres que utiliza tu equipo. - Una carpeta por cliente, creada al instante
Se firma un nuevo cliente, se crea una nueva carpeta y se colocan dentro los primeros documentos. - Informes programados
El informe semanal que produce el asistente llega a Informes, y se reemplaza el borrador anterior en lugar de duplicarlo. - Organizar según reglas
Los archivos que pertenecen al archivo se mueven allí; la papelera de reciclaje, no la eliminación, evita que los errores sean irreversibles.
Dónde aparecen los archivos
La integración no es un lugar al que vas. Es un conjunto de capacidades que el asistente lleva a cada conversación que ya tiene.
En conversaciones con clientes
Un cliente en WhatsApp pregunta si el catálogo de 2026 incluye las nuevas tallas. El asistente responde desde la base de conocimientos y adjunta el enlace al catálogo en OneDrive, en su versión actual y sin intervención humana. Un cliente en el widget web pregunta por las condiciones de garantía; el enlace al PDF llega al chat.
En las conversaciones de tu equipo
Un compañero en Slack pide la lista de verificación de incorporación. El asistente busca, encuentra el archivo y publica el enlace en el hilo. «Guarda este resumen en la carpeta del tercer trimestre» funciona igual a la inversa.
En segundo plano
Nadie pregunta nada. Un contrato llega a una carpeta, el asistente lo lee, crea el registro del cliente y avisa a la persona responsable de la cuenta. Eso es el desencadenante haciendo su trabajo y la razón para nombrar tus carpetas con intención.
¿Copilot o un asistente que ya utilizas?
Microsoft 365 Copilot busca en tus propios archivos para ti, dentro de Word, Outlook y Teams, y su precio es por usuario (la página de Copilot de Microsoft muestra los planes actuales). Está diseñado para la persona que está frente al teclado.
El asistente de Invent con OneDrive o SharePoint conectado está diseñado para todos los demás: el cliente que pregunta por WhatsApp, el compañero que pregunta en Slack, la carpeta que acaba de recibir un archivo. Una base de conocimientos, un conjunto de Acciones y los archivos accesibles desde todos los canales, en lugar de desde un único puesto. Muchos equipos utilizarán ambos, y es una división sensata.
Cómo conectarlo
- Elige el asistente, abre
Acciones, haz clic enAñadir accióny selecciona Microsoft OneDrive o SharePoint. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft cuando se te solicite. SharePoint necesita una suscripción a Microsoft 365; OneDrive también funciona con una cuenta personal de Microsoft. - Concede las acciones que necesita el asistente. Empieza con Buscar archivos y Obtener archivo; añade Subir archivo y los desencadenantes cuando tengas una carpeta preparada para ello.
- Indícale una carpeta. Configurar aplicación establece una vez los campos compartidos para cada acción de OneDrive: la conexión y, opcionalmente, una carpeta. Fija una carpeta como Facturas cuando el asistente deba trabajar siempre ahí, o deja el campo como Controlado por IA y permite que el asistente elija la carpeta según la conversación. Después, indica el resto en lenguaje natural en sus instrucciones: «los contratos firmados van a Clientes/Firmados», «los informes semanales van a Informes».
- Pídele un archivo que sepas que existe. Lee la respuesta y ajusta las instrucciones.
Configura la carpeta una vez y todas las acciones la respetarán, o déjala como Controlado por IA y el asistente elegirá según el contexto.
Una vez conectadas, las acciones aparecen en el asistente como cualquier otra, cada una con su propio interruptor, de modo que el asistente solo tiene las que hayas activado.
Siete interruptores. Activa los que necesite la tarea y deja el resto desactivados.
Hay dos cosas más que los propietarios agradecerán: los registros de auditoría guardan un historial de actividad dentro de tu espacio de trabajo de Invent, y tú eliges qué modelo impulsa cada asistente y puedes cambiarlo en cualquier momento.
Archivos, conversaciones y la capa operativa
En Invent, creemos que la versión útil de «IA para empresas» es un asistente que habla con los clientes en todos los canales, habla con tu equipo donde trabaja y ahora accede a los archivos donde realmente están las respuestas. El registro, la conversación y el documento dejan de ser tres lugares distintos. Esa es la capa operativa: no otra herramienta, sino el asistente que ya utilizas, con un acceso más amplio.
Tus documentos ya contienen las respuestas. Ahora el asistente puede acceder a ellas.
Preguntas frecuentes
¿Puede un asistente de IA encontrar archivos en OneDrive?
Sí. Con OneDrive conectado, el asistente de Invent busca archivos por nombre o contenido, devuelve los detalles y el enlace del archivo, y descarga o sube archivos. También puede reaccionar cuando un archivo llega a una carpeta o se edita, se renombra o se mueve.
¿También funciona con SharePoint?
Sí. SharePoint tiene las mismas acciones sobre archivos: buscar, obtener, descargar, subir, actualizar, eliminar y crear carpetas. Por ahora, los dos desencadenantes de carpeta son exclusivos de OneDrive, y SharePoint necesita una suscripción a Microsoft 365, ya que no forma parte de las cuentas personales de Microsoft.
¿Puede compartir un documento con un cliente?
Sí. En una conversación con un cliente puede responder a la pregunta e incluir el enlace al documento, para que el cliente obtenga la versión actual sin que una persona tenga que reenviársela.
¿Puede eliminar archivos?
Solo si concedes esa acción, y Eliminar archivo mueve el archivo a la papelera de reciclaje en lugar de eliminarlo permanentemente.
¿Es lo mismo que Microsoft Copilot?
No. Copilot busca en tus propios archivos para la persona que lo utiliza. El asistente de Invent accede a los archivos en nombre de clientes y compañeros en todos los canales donde responde, y puede actuar sobre ellos mediante sus otras Acciones.
¿Qué ocurre cuando un archivo llega a una carpeta supervisada?
En OneDrive, el desencadenante Al crear un archivo inicia lo que hayas indicado al asistente que haga después: crear un registro, notificar a alguien, enviar un correo electrónico o archivar el documento en otro lugar.
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La respuesta y el documento que la respalda, en la misma respuesta.
