Respuestas automáticas en Gmail con IA: responde los correos de tus clientes por ti

Última actualización: octubre de 2026

En resumen

• Gmail incluye dos respuestas automáticas: la respuesta automática por vacaciones, para cuando no estás, y las plantillas enviadas mediante un filtro, para ciertos correos.
• Ambas envían el mismo mensaje a todo el mundo. No pueden leer la pregunta, responderla ni distinguir un correo urgente de un boletín.
• Un asistente de correo electrónico con IA responde en lugar de limitarse a confirmar la recepción. Lee cada correo de los clientes, responde en el mismo hilo usando tu propio contenido y deriva los casos difíciles a tu equipo.
• Gemini en Gmail te ayuda a redactar; un asistente de correo electrónico con IA responde por ti. Uno redacta para una persona; el otro responde a los clientes por su cuenta.
• En Invent, conecta Gmail como canal y asígnale una etiqueta, como «Soporte», para que la IA responda a los clientes e ignore las facturas, los boletines y los correos personales.

La mayoría de las empresas activa una respuesta automática de Gmail durante las vacaciones y luego se olvida de ella. Pero los correos más importantes, como «¿dónde está mi pedido?» o «¿tenéis esto en stock?», llegan todos los días, y una respuesta automática que dice «te responderemos pronto» no contesta a ninguno.

Esta guía explica paso a paso las dos formas de configurar una respuesta automática en Gmail, qué no pueden hacer y cómo un asistente de correo electrónico con IA responde por ti a los correos de los clientes.

¿Qué es una respuesta automática de Gmail?

Una respuesta automática de Gmail es un mensaje que Gmail envía automáticamente cuando recibe un correo. Gmail ofrece dos tipos: la respuesta automática por vacaciones, que responde a todo el mundo mientras está activada, y una plantilla enviada mediante un filtro, que responde solo a los correos que cumplen las reglas que configures.

Método 1: Activar la respuesta automática por vacaciones

Usa la respuesta automática por vacaciones cuando no estés y quieras avisar a todas las personas que te escriban de cuándo volverás.

1. En el ordenador, abre Gmail.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración y luego en Ver todos los ajustes.
3. En la pestaña General, ve a la sección Respuesta automática.
4. Selecciona Respuesta automática activada.
5. Indica el periodo, el asunto y el mensaje.
6. Opcional: marca la casilla para enviar la respuesta solo a tus contactos.
7. En la parte inferior de la página, haz clic en Guardar cambios.

Conviene conocer algunas reglas de la página de ayuda de Google:

• La respuesta se activa a las 00:00 de la fecha de inicio y termina a las 23:59 de la fecha de finalización, a menos que la desactives antes desde el aviso que aparece en la parte superior de la bandeja de entrada.
• Por lo general, cada persona la recibe una sola vez. Volverá a recibirla si escribe después de cuatro días mientras sigue activada o si editas el mensaje.
• No se envía a los mensajes de spam ni a las listas de correo.

En la aplicación de Gmail (móvil)

Android:

1. Abre la aplicación de Gmail, toca Menú en la esquina superior izquierda y luego Configuración.
2. Elige tu cuenta y toca Respuesta automática.
3. Activa el interruptor de Respuesta automática.
4. Indica el periodo, el asunto y el mensaje; luego toca Listo.

iPhone y iPad:

1. Abre la aplicación de Gmail, toca Menú en la esquina superior izquierda y luego Configuración.
2. En Redacción y respuesta, toca Respuesta automática.
3. Activa la Respuesta automática.
4. Indica el periodo, el asunto y el mensaje; luego toca Guardar.

Método 2: Enviar una plantilla mediante un filtro

Usa una plantilla y un filtro si quieres enviar una respuesta automática solo a ciertos correos, como los que llegan a tu dirección de soporte o los que incluyen «factura» en el asunto.

Primero, activa las plantillas:

1. En el ordenador, abre Gmail.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración y luego en Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en Avanzadas.
4. Junto a Plantillas, haz clic en Habilitar y luego en Guardar cambios.

A continuación, guarda tu respuesta como plantilla:

1. Haz clic en Redactar y escribe tu respuesta.
2. En la parte inferior de la ventana de redacción, haz clic en Más opciones y luego en Plantillas.
3. Haz clic en Guardar borrador como plantilla, luego en Guardar como plantilla nueva y asígnale un nombre.

Por último, configura un filtro para enviarla automáticamente:

1. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda.
2. Indica qué tienen en común los correos, como la dirección a la que se envían o una palabra del asunto.
3. Haz clic en Crear filtro.
4. Marca Enviar plantilla, elige tu plantilla y haz clic en Crear filtro.

Estos pasos están basados en la guía de Google sobre plantillas. Las plantillas solo funcionan en Gmail desde un ordenador.

¿No funciona la respuesta automática de Gmail? Comprueba lo siguiente

• La persona ya la recibió. Gmail suele enviar la respuesta automática por vacaciones solo la primera vez que alguien escribe y no vuelve a enviarla hasta pasados cuatro días.
• El correo llegó a spam o se envió desde una lista de correo. Esos mensajes no reciben respuesta.
• Estás usando el móvil. Las plantillas solo se pueden activar y usar desde Gmail en un ordenador.
• El correo llegó antes de crear el filtro. Los filtros solo se aplican a los correos nuevos, no a los que ya están en tu bandeja de entrada.
• La búsqueda del filtro es demasiado específica. Primero busca con los mismos criterios y comprueba que aparezcan los correos correctos.

¿Qué respuesta automática deberías usar?

Qué no puede hacer una respuesta automática de Gmail

Ambos métodos son útiles, pero tienen la misma limitación: envían el mismo mensaje sin importar lo que diga el correo.

• No responden a la pregunta. «Gracias, hemos recibido tu correo» no responde a «¿ya han enviado mi pedido?».
• No distinguen unos correos de otros. Una reclamación, un posible cliente y una factura de un proveedor reciben la misma respuesta.
• Los filtros solo buscan palabras. Si un cliente escribe «paquete» en lugar de «pedido», el filtro configurado para buscar «pedido» no lo detectará.
• No se asigna a nadie. La respuesta automática se envía, pero el correo sigue esperando a que alguien lo vea.

Está bien para una semana de vacaciones. Pero no basta para una empresa que recibe correos de clientes todos los días.

Respuestas inteligentes, Gemini y asistentes de correo con IA

Actualmente, Gmail ofrece tres tipos de ayuda con IA, y cada uno sirve para algo distinto.

Gemini en Gmail es un asistente de escritura: ayuda a la persona que está frente al teclado. Un asistente de correo con IA para atención al cliente responde a los clientes sin que nadie tenga que estar frente al teclado y solo recurre a una persona cuando es necesario.

Cómo responde a los correos de los clientes un asistente de correo con IA

1. Un cliente escribe a tu dirección de Gmail. El correo llega como una conversación, junto a tus otros canales.
2. La IA lo lee y consulta tu contenido: tu sitio web, artículos de ayuda, políticas y lista de precios.
3. Responde en el mismo hilo, en el idioma del cliente y como lo haría tu equipo.
4. Realiza acciones cuando puede, como consultar un pedido o reservar una cita mediante las herramientas que conectes.
5. Deriva el caso cuando corresponde. Las quejas, los reembolsos y todo lo que no pueda responder se envían al miembro del equipo adecuado, junto con el hilo completo.

Si quieres entender mejor cómo encaja la IA en la atención al cliente, consulta nuestra guía sobre atención al cliente y soporte con IA.

Cómo conectar Gmail a Invent

1. En Invent, elige tu asistente y abre Canales.
2. Selecciona Gmail. La tarjeta dice «Automatiza tu bandeja de entrada de Gmail con IA».
3. En Conexión, haz clic en Conectar Gmail e inicia sesión con la cuenta de Google a la que escriben tus clientes.
4. Elige qué correos recibirá el asistente: añade palabras en El asunto contiene y selecciona las Etiquetas de Gmail que debe leer. Ambas opciones son opcionales y ayudan a que sus respuestas sean más precisas. Luego, haz clic en Conectar canal.
5. Añade tu contenido de ayuda a la base de conocimientos del asistente para que responda usando tu propia información.
6. Envía un correo de prueba desde otra dirección y comprueba que la respuesta llegue en el mismo hilo.

Usa etiquetas y filtros por asunto para que la IA no responda a todos los correos

Las etiquetas y la opción «El asunto contiene» son los dos ajustes que hacen que el asistente sea más preciso. Ambos son opcionales, pero configurarlos ayuda a que la IA se ocupe de los correos adecuados. A tu Gmail llegan facturas de proveedores, boletines, alertas bancarias y correos de tu contable, y ninguno debería recibir una respuesta de la IA.

1. Crea una etiqueta para los correos de clientes en Gmail, como «Soporte».
2. Crea un filtro de Gmail que aplique esa etiqueta a los correos de clientes: por ejemplo, a todos los mensajes enviados a support@ o a los correos del formulario de contacto.
3. Selecciona solo esa etiqueta en el canal de Gmail de Invent. De forma predeterminada, el canal lee tu bandeja de entrada, así que limitarlo a una etiqueta hace que el asistente se ocupe solo de los correos de clientes.
4. Añade la condición «El asunto contiene» para acotar aún más: el asistente solo recibirá correos cuyo asunto incluya palabras como «Pedido», «Reserva» o «Presupuesto».

También puedes limitar el canal a un remitente con «Correo del remitente». Si dejas un campo vacío, se aceptará cualquier valor; por eso, cuantos más campos completes, menos correos responderá la IA por error.

Los correos nuevos llegan a la bandeja de entrada de Invent como conversaciones, junto a WhatsApp, Instagram y el chat del sitio web, para que tu equipo trabaje desde una bandeja de entrada compartida. Si tu equipo usa Outlook, el canal de Outlook funciona de la misma manera.

Mucho más que responder: qué puede hacer tu asistente de correo con IA

Con las instrucciones adecuadas y las herramientas conectadas, el asistente puede hacer mucho más que responder «¿dónde está mi pedido?»:

• Preparar presupuestos y negociar dentro de tus límites. Dale tu lista de precios y los descuentos que puede ofrecer —por ejemplo, hasta un 10 % en pedidos de más de 50 unidades— y negociará respetando esas reglas. Cualquier petición que las exceda se derivará a una persona.
• Cerrar ventas. Responde preguntas sobre productos, envía el presupuesto, hace seguimiento y reserva una llamada cuando el cliente está listo.
• Gestionar situaciones delicadas con tacto. Si hay un retraso en la entrega o un cliente molesto, se disculpa, explica qué ocurrirá a continuación y deriva la conversación al miembro del equipo adecuado con un resumen.
• Anotar los datos para las facturas. Extrae del correo los detalles del pedido, el nombre de facturación y el número de identificación fiscal, y los registra en tu CRM o en Tablas, para que el equipo de finanzas no tenga que copiarlos a mano.
• Mantener tus registros actualizados. Actualiza el contacto, añade la solicitud a tu embudo de ventas y avisa a tu equipo en Slack cuando llega un pedido grande.

Tú decides qué puede hacer. Cada acción que realiza depende de las herramientas que conectes y las instrucciones que escribas.

Ejemplos de respuestas automáticas de Gmail para atención al cliente

Usa estos textos con la respuesta automática por vacaciones o con una plantilla. Sustituye los datos entre corchetes.

Fuera de la oficina

«Gracias por escribirnos. Nuestro equipo estará ausente hasta el [fecha] y responderá cuando regrese. Si tienes preguntas sobre tu pedido, puedes consultarlo aquí: [enlace]».

Fuera del horario de atención

«Gracias por escribir a [empresa]. Estamos disponibles [horario], de lunes a viernes, y responderemos a primera hora de mañana».

Festividades

«[Empresa] te desea unas felices fiestas. Permaneceremos cerrados hasta el [fecha]. Los pedidos que se realicen ahora se enviarán el [fecha]».

Correo recibido

«Hemos recibido tu mensaje y alguien de nuestro equipo te responderá en un plazo de [tiempo]. Tu número de referencia es [número]».

Preguntas sobre pedidos

«Gracias por tu mensaje. Puedes consultar el estado de tu pedido cuando quieras aquí: [enlace]. Si necesitas algo más, responde a este correo».

Pedido enviado

«Buenas noticias: tu pedido [número] está en camino. Puedes seguirlo aquí: [enlace]».

Reembolso recibido

«Hemos recibido tu devolución y el reembolso de [importe] está en camino. Puede tardar [x] días laborables en aparecer en tu extracto».

Dirección incorrecta

«Gracias por escribirnos. Esta dirección no se revisa con frecuencia. Para obtener una respuesta más rápida, escribe a [dirección] o envíanos un mensaje por WhatsApp al [número]».

Si quieres más respuestas listas para usar, consulta nuestras respuestas predefinidas para atención al cliente.

Respuestas automáticas en una dirección compartida de soporte

Muchas empresas atienden a sus clientes desde una sola dirección, como support@ o hello@. Si solo usas Gmail, todas las personas que consulten esa dirección verán los mismos correos y la respuesta automática se enviará una sola vez para todo el equipo. Con un asistente de correo con IA, la IA responde primero y asigna los correos que no puede responder a una persona en una bandeja de entrada compartida, así dos miembros del equipo nunca responden al mismo cliente.

Buenas prácticas para las respuestas automáticas por correo

• Indica cuándo responderá una persona. «En un plazo de 4 horas» es mejor que «lo antes posible».
• Propón un siguiente paso. Un enlace de seguimiento o un artículo de ayuda aporta más que una disculpa.
• Sé breve y amable. Dos o tres frases, escritas con naturalidad.
• No la dejes activa para siempre. Una respuesta de fuera de la oficina del mes pasado puede dar la impresión de que el negocio está cerrado.
• Revisa las respuestas de la IA. Lee algunas respuestas de la IA cada semana y añade a su base de conocimientos las respuestas que falten.

Preguntas frecuentes

¿Puedo configurar una respuesta automática en Gmail?

Sí. Activa la respuesta automática por vacaciones en Configuración > Ver todos los ajustes > General, o envía una plantilla automáticamente mediante un filtro para correos específicos.

¿Cómo respondo automáticamente a correos específicos en Gmail?

Activa las plantillas en Configuración > Ver todos los ajustes > Avanzadas, guarda tu respuesta como plantilla, crea un filtro para esos correos y selecciona «Enviar plantilla».

¿Se pueden automatizar las respuestas de correo con IA?

Sí. Un asistente de correo con IA lee cada mensaje, responde en el mismo hilo usando tu propio contenido y deriva a tu equipo los correos que no puede responder.

¿Cómo uso la IA para responder correos en Gmail?

Si quieres redactar las respuestas tú mismo, usa Gemini en Gmail. Para que los correos de tus clientes reciban respuestas automáticas, conecta tu Gmail a un asistente de correo con IA como Invent, que responde usando tu contenido de ayuda.

¿Sabrán los clientes que respondió una IA?

La respuesta se envía desde tu dirección de Gmail y en el mismo hilo. Tú decides en las instrucciones cómo se presenta el asistente.

¿Qué ocurre con los correos que la IA no puede responder?

Llegan a la bandeja de entrada de tu equipo con el hilo completo, así que quien se encargue del caso no tendrá que volver a preguntarle al cliente.

¿Funciona con Outlook?

Sí. Conecta Outlook de la misma manera, desde Canales en Invent. En lugar de etiquetas de Gmail, eliges carpetas de Outlook, y la opción «El asunto contiene» funciona igual, así que la IA solo responde a los correos que selecciones. Consulta nuestra guía del asistente de correo con IA para Outlook.

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Una respuesta automática dice «lo hemos recibido». Un asistente de correo con IA da la respuesta.