Risposte automatiche in Gmail con l’IA: rispondi alle email dei clienti al posto tuo

Ultimo aggiornamento: ottobre 2026

In breve

Gmail offre due risposte automatiche integrate: il risponditore automatico per le vacanze, da usare quando sei assente, e i modelli inviati tramite un filtro, per email specifiche.
Entrambe inviano lo stesso messaggio a tutti. Non possono leggere la domanda, rispondere né distinguere un'email urgente da una newsletter.
Un assistente email basato sull'IA risponde, invece di limitarsi a confermare la ricezione. Legge ogni email dei clienti, risponde nella stessa conversazione usando i tuoi contenuti e affida i casi più complessi al tuo team.
Gemini in Gmail ti aiuta a scrivere; un assistente email basato sull'IA risponde al posto tuo. Il primo prepara una bozza per una persona, il secondo risponde autonomamente ai clienti.
In Invent, collega Gmail come canale e indirizzalo a una sola etichetta, ad esempio «Assistenza», così l'IA risponde ai clienti e ignora fatture, newsletter ed email personali.

La maggior parte delle aziende attiva una risposta automatica di Gmail durante le festività e poi se ne dimentica. Ma le email più importanti, come «dov'è il mio ordine?» o «è disponibile?», arrivano ogni giorno, e una risposta automatica che dice «ti risponderemo» non fornisce alcuna risposta.

Questa guida illustra passo dopo passo i due modi per impostare una risposta automatica in Gmail, cosa non possono fare e come un assistente email basato sull'IA può rispondere alle email dei clienti al posto tuo.

Cos'è una risposta automatica di Gmail?

Una risposta automatica di Gmail è un messaggio che Gmail invia automaticamente quando riceve un'email. Gmail ne offre due tipi: il risponditore automatico per le vacanze, che risponde a tutti quando è attivo, e un modello inviato tramite un filtro, che risponde solo alle email che corrispondono alle regole impostate.

Metodo 1: attiva il risponditore automatico per le vacanze

Usa il risponditore automatico per le vacanze quando sei assente e vuoi comunicare a chi ti scrive quando tornerai.

Apri Gmail sul computer.
In alto a destra, fai clic su Impostazioni, quindi su Visualizza tutte le impostazioni.
Nella scheda Generali, vai alla sezione Risponditore automatico.
Seleziona Risponditore automatico attivo.
Inserisci l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio.
Facoltativo: seleziona la casella per inviare la risposta solo ai tuoi contatti.
In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

Ecco alcune regole riportate nella pagina di assistenza di Google che è utile conoscere:

Il risponditore è attivo dalle 00:00 della data iniziale alle 23:59 della data finale, a meno che tu non lo disattivi prima dal banner in cima alla posta in arrivo.
In genere ogni persona riceve la risposta una sola volta. La riceverà di nuovo se scrive dopo quattro giorni mentre il risponditore è ancora attivo, oppure se modifichi il messaggio.
Non viene inviata alle email di spam né alle mailing list.

Nell'app Gmail (telefono)

Android:

Apri l'app Gmail, tocca Menu in alto a sinistra, quindi Impostazioni.
Scegli il tuo account e tocca Risponditore automatico.
Attiva l'interruttore Risponditore automatico.
Inserisci l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio, quindi tocca Fine.

iPhone e iPad:

Apri l'app Gmail, tocca Menu in alto a sinistra, quindi Impostazioni.
In Componi e rispondi, tocca Risponditore automatico.
Attiva Risponditore automatico.
Inserisci l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio, quindi tocca Salva.

Metodo 2: invia un modello con un filtro

Usa un modello e un filtro per inviare una risposta automatica solo a determinate email, ad esempio ai messaggi indirizzati all'assistenza o alle email che contengono «fattura» nell'oggetto.

Per prima cosa, attiva i modelli:

Apri Gmail sul computer.
In alto a destra, fai clic su Impostazioni, quindi su Visualizza tutte le impostazioni.
In alto, fai clic su Avanzate.
Accanto a Modelli, fai clic su Attiva, quindi su Salva modifiche.

Poi, salva la risposta come modello:

Fai clic su Scrivi e prepara la risposta.
Nella parte inferiore della finestra di composizione, fai clic su Altre opzioni, quindi su Modelli.
Fai clic su Salva bozza come modello, quindi su Salva come nuovo modello e assegnagli un nome.

Infine, inviala automaticamente con un filtro:

Nella casella di ricerca in alto, fai clic su Mostra opzioni di ricerca.
Inserisci un criterio comune alle email, ad esempio l'indirizzo a cui sono inviate o una parola presente nell'oggetto.
Fai clic su Crea filtro.
Seleziona Invia modello, scegli il modello e fai clic su Crea filtro.

Le istruzioni sono tratte dalla guida di Google ai modelli. I modelli funzionano solo su Gmail da computer.

La risposta automatica di Gmail non funziona? Ecco cosa controllare

La persona l'ha già ricevuta. In genere Gmail invia la risposta automatica per le vacanze solo la prima volta che qualcuno ti scrive, e poi di nuovo solo dopo quattro giorni.
L'email è finita nello spam o proviene da una mailing list. In questi casi non viene inviata alcuna risposta.
Stai usando il telefono. I modelli possono essere attivati e usati solo da Gmail su computer.
L'email è arrivata prima che fosse creato il filtro. I filtri agiscono solo sulle nuove email, non su quelle già presenti nella posta in arrivo.
La ricerca del filtro è troppo restrittiva. Prova prima a cercare usando gli stessi criteri e controlla che vengano visualizzate le email giuste.

Quale risposta automatica dovresti usare?

Cosa non può fare una risposta automatica di Gmail

Entrambi i metodi sono utili, ma hanno lo stesso limite: inviano sempre lo stesso testo, qualunque sia il contenuto dell'email.

Non rispondono alla domanda. «Grazie, abbiamo ricevuto la tua email» non risponde a «il mio ordine è stato spedito?»
Non distinguono le email. Un reclamo, un potenziale cliente e una fattura di un fornitore ricevono tutti la stessa risposta.
I filtri corrispondono solo alle parole. Un cliente che scrive «pacco» invece di «ordine» sfugge a un filtro impostato sulla parola «ordine».
Non viene assegnato a nessuno. La risposta automatica viene inviata, ma l'email resta in attesa che qualcuno se ne accorga.

Per una settimana di ferie può andare bene. Non basta per un'azienda che riceve email dai clienti ogni giorno.

Risposte intelligenti, Gemini e assistenti email basati sull’IA

Oggi Gmail offre tre tipi di assistenza basata sull’IA, ognuno con una funzione diversa.

Gemini in Gmail è un assistente di scrittura: aiuta chi è alla tastiera. Un assistente email basato sull’IA per l’assistenza clienti risponde ai clienti senza che nessuno debba essere alla tastiera e coinvolge una persona solo quando serve.

Due schede con la stessa email di Nora Bennett, che chiede dove si trovi l’ordine n. 4821. Risposta automatica di Gmail: un messaggio automatico che dice che il team risponderà entro 2 giorni lavorativi. Assistente email basato sull’IA: una risposta generata dall’IA che informa che l’ordine è stato spedito oggi, arriverà giovedì e include il link per il tracciamento brightdesk.com/track/4821.

Come un assistente email basato sull’IA risponde alle email dei clienti

Un cliente scrive al tuo indirizzo Gmail. L’email arriva come una conversazione, accanto agli altri canali.
L’IA la legge e consulta i tuoi contenuti: il tuo sito web, gli articoli di assistenza, le policy e il listino prezzi.
Risponde nello stesso thread, nella lingua del cliente e con lo stile del tuo team.
Quando può, agisce direttamente, ad esempio cercando un ordine o fissando un appuntamento tramite gli strumenti che colleghi.
Quando è necessario, passa la conversazione a una persona. Reclami, rimborsi e tutto ciò a cui non sa rispondere vengono assegnati alla persona giusta, insieme all’intero thread.

Per una panoramica più ampia su come l’IA può essere d’aiuto nell’assistenza, consulta la nostra guida al servizio clienti e assistenza con l’IA.

Come collegare Gmail a Invent

In Invent, scegli il tuo assistente e apri Canali.
Seleziona Gmail. La scheda riporta «Automatizza la tua casella di posta Gmail con l’IA».
In Connessione, fai clic su Collega Gmail e accedi con l’account Google a cui scrivono i clienti.
Scegli quali email riceverà l’assistente: aggiungi parole in Oggetto contiene e seleziona le etichette di Gmail che dovrà leggere. Entrambe le opzioni sono facoltative e migliorano la precisione. Poi fai clic su Collega canale.
Aggiungi i tuoi contenuti di assistenza alla knowledge base dell’assistente, così potrà rispondere usando le tue informazioni.
Invia un’email di prova da un altro indirizzo e verifica che la risposta arrivi nello stesso thread.

Usa le etichette e i filtri per oggetto per evitare che l’IA risponda a tutto

Le etichette e l’opzione Oggetto contiene sono le due impostazioni che rendono l’assistente più preciso. Sono entrambe facoltative, ma aggiungerle aiuta l’IA a concentrarsi sulle email giuste. Nella tua casella Gmail arrivano fatture dei fornitori, newsletter, avvisi bancari ed email del commercialista: nessuna di queste dovrebbe ricevere una risposta dell’IA.

Crea un’etichetta per le email dei clienti in Gmail, ad esempio «Assistenza».
Crea un filtro Gmail che applichi l’etichetta alle email dei clienti: ad esempio, tutte quelle inviate a support@ o provenienti dal modulo di contatto.
Seleziona solo quell’etichetta nel canale Gmail in Invent. Per impostazione predefinita, il canale legge la Posta in arrivo: limitarlo a una sola etichetta fa sì che l’assistente si occupi solo delle email dei clienti.
Aggiungi parole in Oggetto contiene per restringere ulteriormente il campo: all’assistente arriveranno solo le email con parole come «Ordine», «Prenotazione» o «Preventivo» nell’oggetto.

Puoi anche limitare il canale a un singolo mittente con l’opzione Email mittente. Se lasci un campo vuoto, verranno accettate tutte le email: più campi compili, meno email l’IA gestirà per errore.

Le nuove email arrivano nella casella di posta di Invent sotto forma di conversazioni, accanto a WhatsApp, Instagram e alla chat del sito web, così il team può lavorare da un’unica casella di posta condivisa. Se il tuo team usa Outlook, il canale Outlook funziona allo stesso modo.

Finestra del canale Gmail in Invent, «Automatizza la tua casella di posta Gmail con l’IA». Connessione: Bright Desk (support@brightdesk.com). Email mittente (facoltativo): scegli un’opzione. Oggetto contiene (facoltativo): Ordine. Etichette (facoltativo): Assistenza. Pulsante: Collega canale.

Non solo risposte: cosa può fare il tuo assistente email basato sull’IA

Con le istruzioni giuste e gli strumenti collegati, l’assistente può fare molto più che rispondere a «Dov’è il mio ordine?»

Prepara preventivi e negozia entro i limiti stabiliti. Forniscigli il listino e gli sconti che può proporre, ad esempio fino al 10% sugli ordini superiori a 50 unità, e negozierà rispettando queste regole. Per tutto ciò che esula dai limiti, coinvolgerà una persona.
Conclude le vendite. Risponde alle domande sui prodotti, invia il preventivo, ricontatta il cliente e fissa una chiamata quando è pronto.
Gestisce con attenzione le situazioni delicate. In caso di ritardo nella consegna o di un cliente contrariato, si scusa, spiega cosa succederà e passa la conversazione alla persona giusta, con un riepilogo.
Raccoglie i dati per le fatture. Inserisce nel tuo CRM o nelle Tabelle i dettagli dell’ordine, il nome di fatturazione e il codice fiscale ricavati dall’email, così l’amministrazione non deve copiarli a mano.
Mantiene aggiornati i tuoi dati. Aggiorna il contatto, aggiunge la richiesta alla pipeline e avvisa il team su Slack quando arriva un ordine importante.

Decidi tu cosa può fare. Ogni azione dipende dagli strumenti che colleghi e dalle istruzioni che scrivi.

La casella di posta di Invent mostra una conversazione Gmail con Amelia Ross, che chiede un preventivo per 60 borse in tela di lino. L’IA consulta il listino e propone 1.080 $ con uno sconto del 10% sugli ordini superiori a 50 unità, per un totale di 972 $. Amelia chiede di intestare la fattura a Ross Studio e fornisce un codice fiscale; l’IA salva i dati di fatturazione, aggiunge l’ordine alla tabella Ordini e conferma. Il pannello del contatto mostra il canale Gmail, il membro Marcus, il segmento Clienti, CSAT Molto buono e una nota con i dati della fattura.

Esempi di risposte automatiche Gmail per l’assistenza clienti

Puoi usare questi testi con la risposta automatica per le ferie o con un modello. Sostituisci i dettagli tra parentesi.

Fuori ufficio

«Grazie per la tua email. Il nostro team è assente fino al [data] e ti risponderà al rientro. Per domande sugli ordini, puoi tracciarlo qui: [link].»

Fuori orario

«Grazie per aver contattato [attività]. Siamo disponibili [orari], dal lunedì al venerdì, e ti risponderemo domani mattina.»

Festività

«[Attività] ti augura buone feste. Restiamo chiusi fino al [data]. Gli ordini effettuati ora verranno spediti il [data].»

Email ricevuta

«Abbiamo ricevuto il tuo messaggio. Una persona del nostro team ti risponderà entro [tempo]. Il tuo numero di riferimento è [numero].»

Domande sugli ordini

«Grazie per il tuo messaggio. Puoi controllare lo stato dell’ordine in qualsiasi momento qui: [link]. Se hai bisogno di altro, rispondi pure a questa email.»

Ordine spedito

«Buone notizie: il tuo ordine [numero] è in viaggio. Puoi tracciarlo qui: [link].»

Reso ricevuto

«Abbiamo ricevuto il tuo reso e il rimborso di [importo] è in arrivo. Potrebbero essere necessari [x] giorni lavorativi prima che risulti sul tuo estratto conto.»

Indirizzo errato

«Grazie per la tua email. Questo indirizzo non viene controllato spesso. Per ricevere una risposta più rapidamente, scrivi a [indirizzo] o contattaci su WhatsApp al [numero].»

Per altri testi pronti all’uso, consulta le nostre risposte predefinite per l’assistenza clienti.

Risposte automatiche per un indirizzo di assistenza condiviso

Molte attività rispondono ai clienti da un unico indirizzo, come support@ o hello@. Con il solo Gmail, tutti quelli che accedono a quell’indirizzo vedono le stesse email e la risposta automatica viene inviata una sola volta per tutto il team. Con un assistente email basato sull’IA, l’IA risponde per prima; le email a cui non riesce a rispondere vengono assegnate a una persona in una casella condivisa, così due membri del team non rispondono mai allo stesso cliente.

Buone pratiche per le risposte automatiche alle email

Indica quando risponderà una persona. «Entro 4 ore» è meglio di «il prima possibile».
Suggerisci un passo successivo. Un link per tracciare un ordine o un articolo di assistenza è più utile di una semplice scusa.
Sii conciso e cordiale. Due o tre frasi, scritte in modo naturale.
Non lasciarla attiva per sempre. Una risposta automatica fuori ufficio del mese scorso fa sembrare l’attività chiusa.
Controlla le risposte dell’IA. Leggi alcune risposte dell’IA ogni settimana e aggiungi alla sua knowledge base le informazioni mancanti.

Domande frequenti

Posso impostare una risposta automatica su Gmail?

Sì. Attiva la risposta automatica per le ferie in Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni, Generali, oppure invia automaticamente un modello tramite un filtro per email specifiche.

Come faccio a rispondere automaticamente a email specifiche in Gmail?

Attiva i modelli in Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni, Avanzate; salva la risposta come modello, poi crea un filtro per quelle email e seleziona Invia modello.

L’IA può automatizzare le risposte alle email?

Sì. Un assistente email basato sull’IA legge ogni email, risponde nello stesso thread usando i tuoi contenuti e passa al team quelle a cui non riesce a rispondere.

Come uso l’IA per rispondere alle email in Gmail?

Per scrivere tu le risposte, usa Gemini in Gmail. Per fare in modo che le email dei clienti ricevano risposte automatiche, collega Gmail a un assistente email basato sull’IA come Invent, che risponde usando i tuoi contenuti di assistenza.

I clienti sapranno che ha risposto un’IA?

La risposta arriva dal tuo indirizzo Gmail e nello stesso thread. Nelle istruzioni decidi tu come l’assistente si presenta.

Cosa succede alle email a cui l’IA non sa rispondere?

Arrivano al tuo team nella casella di posta, con l’intero thread, così chi se ne occupa non deve chiedere di nuovo al cliente le stesse informazioni.

Funziona anche con Outlook?

Sì. Collega Outlook allo stesso modo, dalla sezione Canali di Invent. Al posto delle etichette Gmail, puoi selezionare le cartelle di Outlook; anche l’opzione Oggetto contiene funziona allo stesso modo, così l’IA risponde solo alle email che scegli. Consulta la nostra guida all’assistente email con IA per Outlook.