Alternative ad Airtable per gestire la tua attività

Ultimo aggiornamento: ottobre 2026

In breve

I team si scontrano con tre limiti di Airtable: il costo, che cresce con ogni utente abilitato alla modifica; il limite di record per ogni base; e lo scarto tra la base e le conversazioni con i clienti che dovrebbe rispecchiare.
Il limite che incontri determina l’alternativa da scegliere. Un database più economico o ospitato sul tuo server risolve i primi due problemi. Solo uno strumento integrato con le tue conversazioni risolve il terzo.
Le opzioni open source: NocoDB e Baserow hanno un aspetto e un funzionamento simili ad Airtable e possono essere eseguiti sul tuo server senza limiti di record.
Basi dedicate ai clienti: Invent Tabelle tiene lead, trattative e ordini accanto alle tue chat su WhatsApp, Instagram e alle email, e l’AI li aggiorna man mano che le persone scrivono.
Pianifica la migrazione partendo dai record collegati. Sono quelli che un’esportazione CSV trasforma in semplice testo, quindi mappa i collegamenti prima di passare al nuovo strumento.

Airtable si colloca in un punto di equilibrio ideale. È più accessibile di un vero database e molto più strutturato di un foglio di calcolo: ecco perché tanti team operativi, agenzie e piccoli team commerciali lo usano come base del proprio lavoro.

Il problema raramente è il prodotto. È ciò che succede quando un’azienda cresce usandolo: più persone devono modificare i dati, le basi si riempiono e quella più importante, dedicata ai clienti, non riesce mai a stare del tutto al passo con ciò che i clienti dicono davvero. Ecco come capire quale di questi problemi ti riguarda e cosa usare al suo posto.

I tre limiti che i team incontrano in Airtable

Il costo degli utenti abilitati alla modifica

Airtable fa pagare ogni persona che può modificare i dati. Team costa 20 $ per utente al mese e Business 45 $, con fatturazione annuale, secondo la pagina dei prezzi di Airtable. Gli utenti con accesso in sola lettura sono gratuiti, ma nella maggior parte dei team quasi tutti hanno bisogno di modificare qualcosa.

I conti si fanno presto concreti. Dieci utenti con permessi di modifica su Business costano 450 $ al mese, ovvero 5.400 $ all’anno. Venticinque costano 13.500 $ all’anno. Un’azienda che amplia il team operativo o commerciale vede ogni nuova assunzione riflettersi sulla fattura di Airtable.

Grafico a barre del costo mensile di Airtable con fatturazione annuale: 3 utenti con permessi di modifica costano 60 $ su Team e 135 $ su Business, 10 utenti 200 $ e 450 $, 25 utenti 500 $ e 1.125 $.

Ogni utente con permessi di modifica fa salire il conto.

Il limite di record

Ogni base Airtable ha un limite di righe: 1.000 nel piano Free, 50.000 in Team e 125.000 in Business, secondo i dettagli dei piani Airtable. Il conteggio comprende tutte le tabelle della base.

Sembrano tante, finché non inizi a registrare dati ogni giorno. Un negozio che registra 200 ordini al giorno riempie una base Team in circa otto mesi. A quel punto i team dividono le basi per anno o archiviano le vecchie righe, e ogni volta creare report diventa più difficile.

Lo scarto rispetto alle conversazioni

Questo problema non ha nulla a che fare con il prezzo. Se una base tiene traccia di lead, clienti o ordini, gli aggiornamenti reali avvengono altrove: nelle chat di WhatsApp, nei messaggi privati di Instagram e negli scambi di email. La base cambia solo quando qualcuno si ricorda di inserire ciò che è stato detto. Arrivati a venerdì, metà degli stati risale a qualche giorno prima.

Capire quale limite hai incontrato conta più di qualsiasi elenco di funzionalità. Le prossime tre sezioni li affrontano in ordine.

Se il problema è il costo o il limite di record: NocoDB e Baserow

Entrambi gli strumenti offrono una griglia in stile Airtable con viste e record collegati, ed entrambi sono open source. Puoi quindi eseguirli sul tuo server, eliminando i costi per utente e i limiti di record, purché nel team ci sia qualcuno disposto a occuparsi della manutenzione del server.

NocoDB si appoggia a un vero database. Il piano Community self-hosted è gratuito, senza limiti di record, spazio di archiviazione o utenti, secondo la pagina dei prezzi di NocoDB. La versione in hosting è gratuita fino a 3 utenti e 1.000 record, poi costa 12 $ per utente al mese con Plus, con fatturazione annuale. Sceglilo se i tuoi dati continuano a crescere e hai qualcuno con competenze tecniche.

Baserow è il più accessibile dei due. Il piano cloud è gratuito fino a 3.000 righe per spazio di lavoro, poi costa 10 $ per utente al mese con Premium e 18 $ con Advanced, con fatturazione annuale, secondo la pagina dei prezzi di Baserow. Può anche essere ospitato sul tuo server. Sceglilo se vuoi un’esperienza simile ad Airtable a un prezzo inferiore, senza gestire l’infrastruttura.

Il compromesso, per entrambi: meno integrazioni e modelli rispetto ad Airtable; nelle versioni self-hosted, inoltre, aggiornamenti, backup e sicurezza diventano una tua responsabilità.

Se la tua base è piccola, qualche centinaio di righe gestite da una o due persone, potresti non aver affatto bisogno di un database. Google Sheets è gratuito con un account Google. Basta sapere quali limiti incontrano i fogli di calcolo quando crescono: ne abbiamo parlato in Google Sheets come CRM: dove mostra i suoi limiti.

Se la base riguarda i clienti: Invent Tabelle

Un database più economico non colma lo scarto rispetto alle conversazioni. La base rimane un posto che qualcuno deve aggiornare a mano dopo ogni chat.

Invent Tabelle parte dall’estremo opposto. È un database no-code all’interno dello stesso prodotto con cui il tuo team risponde ai clienti su WhatsApp, Instagram, via email e sul tuo sito web. Quando un cliente scrive «prendiamo il piano annuale», l’assistente AI che gestisce la chat aggiorna la trattativa, la imposta su Vinta e ne annota il valore. Nessuno deve reinserire nulla.

Per chi arriva da Airtable, gli elementi di base sono familiari: campi personalizzati, record collegati ai contatti e viste a tabella, bacheca, calendario, timeline, elenco o galleria. Puoi importare una base come CSV ed esportarla di nuovo in qualsiasi momento. In più, gli agenti possono lavorare sulla tabella a intervalli programmati, ad esempio ricontattando i potenziali clienti delle trattative ferme, e ti chiedono conferma prima di qualsiasi azione importante.

Ogni organizzazione ha una tabella gratuita e fino a 25 tabelle con il piano Business a 29 $ al mese, con addebiti basati sull’utilizzo anziché sul numero di utenti con permessi di modifica. Quest’ultimo aspetto conta anche per il primo limite: aggiungere un collega non comporta un costo per utente in più.

Quando non è la scelta giusta: per una grande base operativa con decine di tabelle collegate e formule complesse. Una base del genere è meglio gestirla in Airtable o in uno dei database open source citati sopra.

Nora Bennett scrive oggi alle 12:40 su WhatsApp che sceglie il piano annuale per 12 persone. In una base Airtable aggiornata a mano, la sua riga da 2.100 $ indica ancora Proposta, con ultimo aggiornamento lunedì. In Invent Tabelle, la stessa riga indica già Vinta, aggiornata dall’AI proprio ora.

Stessa cliente, stesso messaggio, due tabelle.

Se vuoi affiancare documenti ai tuoi dati: Notion, Coda e ClickUp

Alcuni team usano Airtable come database alla base della propria wiki e dei progetti, poi pagano un secondo strumento per i documenti. Uno spazio di lavoro all-in-one può sostituirli entrambi, rinunciando però a parte delle funzionalità del database.

Notion è l’opzione più leggera, a 10 $ per membro al mese con Plus e 20 $ con Business, con fatturazione annuale. Coda va oltre, con formule e pulsanti all’interno dei documenti. ClickUp è più orientato alla gestione dei progetti: costa 9 $ per utente al mese con Core e 17 $ con Business, con fatturazione annuale. Se stai valutando anche Notion, la nostra guida alle alternative a Notion esamina il passaggio nella direzione opposta.

Mappa delle alternative ad Airtable su due assi, da semplice a potente e da self-hosted a cloud: Google Sheets, ClickUp, Notion e Coda sul lato cloud e semplice, Baserow e NocoDB sul lato potente e self-hosted, Airtable contrassegnato con «sei qui» e Invent Tabelle nell’angolo cloud e potente, con le conversazioni dei clienti.

Scegli l’angolo in cui si colloca il tuo problema.

Cosa si perde lasciando Airtable

Airtable esporta ogni tabella o vista come CSV, e la maggior parte degli strumenti importa questo formato. I dati si spostano facilmente. La struttura richiede più attenzione:

I record collegati arrivano come semplice testo. Un collegamento a tre contatti diventa una cella con tre nomi. Ricrea i collegamenti nel nuovo strumento, partendo dalla tabella a cui fanno riferimento tutte le altre.
Gli allegati non vengono inclusi nel CSV. Se sono importanti per il tuo lavoro, prevedi di trasferire i file separatamente.
Automazioni, interfacce e script rimangono in Airtable. Elenca ciò che è attivo oggi, così potrai ricreare solo ciò che serve ancora.
Le formule vengono trasferite come valori. Ricrea quelle che ti servono e lascia perdere le altre.

Un ordine sicuro da seguire: trasferisci la base che ti crea più problemi, ricrea i suoi collegamenti e le sue viste, poi usa la vecchia e la nuova versione in parallelo per due settimane prima di archiviare quella su Airtable.

Un modo rapido per decidere

Costo troppo alto, team con competenze tecniche: NocoDB, self-hosted, gratuito e senza limiti di record; cloud da 12 $ per utente.
Costo troppo alto, nessun server: Baserow, gratuito fino a 3.000 righe, poi 10 $ per utente.
Un piccolo elenco, una o due persone: Google Sheets, gratuito.
Documenti e dati in un unico posto: Notion da 10 $ per membro, ClickUp da 9 $ per utente, oppure Coda.
Una base dedicata ai clienti che ti scrivono: Invent Tabelle, una tabella gratuita, fino a 25 con Business a 29 $ al mese, con addebiti basati sull’utilizzo.
Per confronto, Airtable: gratuito, poi 20 $ per utente con permessi di modifica su Team e 45 $ su Business.

Tutti i prezzi provengono dalle pagine dei prezzi dei rispettivi fornitori a ottobre 2026 e cambiano spesso.

Perché abbiamo creato Tabelle

Non avevamo in programma di creare un database. Invent è nato come il luogo in cui le aziende rispondono ai clienti su WhatsApp, Instagram, via email e sul proprio sito web. Poi un cliente dopo l’altro ci ha mostrato la stessa situazione: la chat in Invent, il record in una base Airtable e una persona che a fine giornata copiava i dati dall’uno all’altra.

Tabelle elimina questo passaggio di copia per la base che dipende dalle conversazioni. Tutto il resto può rimanere dove funziona. Se è la tua base clienti a restare indietro, provalo con una tabella gratuita e un’esportazione CSV di quella base.

In sintesi

Per la maggior parte dei team, il problema non è Airtable. È uno dei suoi limiti. I costi e i limiti di record suggeriscono un database open source. Un piccolo elenco riporta a un foglio di calcolo. Una base che cerca di rispecchiare le conversazioni dei clienti richiede uno strumento in grado di ascoltarle.

Individua prima il tuo limite. L’alternativa giusta verrà di conseguenza.

Domande frequenti

Qual è la migliore alternativa ad Airtable?

Dipende da cosa ti ha spinto a cercare altro. Per costi inferiori o nessun limite di record, NocoDB o Baserow. Per un piccolo elenco, Google Sheets. Per documenti e dati insieme, Notion, Coda o ClickUp. Per una base clienti che deve aggiornarsi a partire da WhatsApp, Instagram ed email, Invent Tabelle.

Esiste un’alternativa gratuita ad Airtable?

Sì. NocoDB e Baserow sono gratuiti se li ospiti sul tuo server, il piano cloud di Baserow è gratuito fino a 3.000 righe e Google Sheets è gratuito con un account Google. Invent include una tabella gratuita per organizzazione.

Qual è la migliore alternativa open source ad Airtable?

NocoDB e Baserow sono le due più note. NocoDB è adatto a grandi volumi di dati in crescita e a team con competenze tecniche. Baserow è più facile da adottare e offre un piano cloud semplice.

Perché Airtable costa così tanto?

Si paga per ogni utente con permessi di modifica: 20 $ al mese con Team e 45 $ con Business, con fatturazione annuale. Inoltre, ogni base ha un limite di 50.000 record con Team e 125.000 con Business. I team in crescita pagano sia per un maggior numero di utenti sia per piani di livello superiore.

Posso usare Airtable come CRM?

Sì, molti team lo fanno con una tabella dei contatti, una delle trattative e una vista a bacheca. Funziona finché poche persone lo aggiornano a mano, ma resta indietro quando i clienti iniziano a scrivere ogni giorno su più canali.

Come si esportano i dati da Airtable?

Scarica ogni tabella o vista come CSV, poi importala nel nuovo strumento. I record collegati arrivano come testo e gli allegati non sono inclusi nel file, quindi ricrea i collegamenti e trasferisci i file in passaggi separati.