Última actualización: octubre de 2026
En pocas palabras
- Los equipos se topan con tres límites en Airtable: la factura, que crece con cada editor; el máximo de registros por base; y la brecha entre la base y las conversaciones con clientes que debería reflejar.
- El límite con el que te topes determina la alternativa. Una base de datos más barata o alojada en tu propio servidor resuelve los dos primeros. Solo una herramienta integrada con tus conversaciones resuelve el tercero.
- Opciones de código abierto: NocoDB y Baserow tienen un aspecto y un funcionamiento similares a Airtable y pueden ejecutarse en tu propio servidor sin límite de registros.
- Bases de datos de clientes: Tablas de Invent mantiene tus clientes potenciales, oportunidades y pedidos junto a tus conversaciones de WhatsApp, Instagram y correo electrónico, y la IA los actualiza a medida que llegan mensajes.
- Planifica la migración en torno a los registros vinculados. Son la parte que pierde su estructura al exportarse a CSV, así que identifica sus relaciones antes de migrar.
Airtable encuentra un buen equilibrio. Es más fácil de usar que una base de datos propiamente dicha y mucho más estructurado que una hoja de cálculo. Por eso tantos equipos de operaciones, agencias y pequeños equipos comerciales lo usan como base de su trabajo.
El problema rara vez es el producto. Es lo que ocurre cuando el negocio crece sobre él. Más personas necesitan editar, las bases se llenan y la más importante, la de clientes, nunca termina de reflejar lo que estos dicen realmente. Aquí te explicamos cómo identificar cuál de estos problemas tienes y qué usar en su lugar.
Los tres límites con los que se topan los equipos en Airtable
La factura por editor
Airtable cobra por cada persona con permisos de edición. Team cuesta 20 USD por usuario al mes y Business, 45 USD, con facturación anual, según la página de precios de Airtable. Los usuarios con acceso de solo lectura son gratuitos, pero la mayoría de los equipos descubre que casi todos necesitan editar algo.
Las cifras se disparan enseguida. Diez editores en Business cuestan 450 USD al mes, o 5.400 USD al año. Veinticinco editores cuestan 13.500 USD al año. Una empresa que incorpora personal de operaciones o ventas nota cada contratación en la factura de Airtable.
El límite de registros
Cada base de Airtable tiene un límite de filas: 1.000 en el plan Free, 50.000 en Team y 125.000 en Business, según los detalles de los planes de Airtable. El límite se aplica al total de todas las tablas de la base.
Parece mucho hasta que registras datos a diario. Una tienda que registra 200 pedidos al día llena una base de Team en unos ocho meses. Entonces los equipos dividen las bases por año o archivan filas antiguas, y cada vez resulta más difícil elaborar informes.
La brecha con las conversaciones
Este problema no tiene nada que ver con el precio. Si una base registra clientes potenciales, clientes o pedidos, las novedades reales se producen en otro lugar: en chats de WhatsApp, mensajes directos de Instagram e hilos de correo electrónico. La base solo cambia cuando alguien se acuerda de introducir lo que se dijo. Para el viernes, la mitad de los estados llevan varios días desactualizados.
El límite con el que te topes importa más que cualquier lista de funciones. Las tres secciones siguientes los abordan en orden.
Si el problema es la factura o el límite de registros: NocoDB y Baserow
Ambas herramientas ofrecen una cuadrícula al estilo de Airtable, con vistas y registros vinculados, y las dos son de código abierto. Eso significa que puedes ejecutarlas en tu propio servidor, lo que elimina el cobro por usuario y los límites de registros, siempre que alguien de tu equipo esté dispuesto a mantener un servidor.
NocoDB funciona sobre una base de datos propiamente dicha. Su plan Community para alojamiento propio es gratuito, sin límite de registros, almacenamiento ni usuarios, según la página de precios de NocoDB. La versión alojada es gratuita hasta 3 usuarios y 1.000 registros; a partir de ahí, Plus cuesta 12 USD por usuario al mes con facturación anual. Elígelo si tus datos no dejan de crecer y cuentas con alguien con conocimientos técnicos.
Baserow es el más accesible de los dos. Su plan en la nube es gratuito hasta 3.000 filas por espacio de trabajo; después, Premium cuesta 10 USD por usuario al mes y Advanced, 18 USD, con facturación anual, según la página de precios de Baserow. También puedes alojarlo en tu propio servidor. Elígelo si quieres una experiencia similar a Airtable a un precio menor sin tener que gestionar un servidor.
La contrapartida en ambos casos: menos integraciones y plantillas que Airtable; además, en las versiones con alojamiento propio, las actualizaciones, las copias de seguridad y la seguridad pasan a ser responsabilidad tuya.
Si tu base es pequeña, de unos cientos de filas gestionadas por una o dos personas, puede que ni siquiera necesites una base de datos. Google Sheets es gratis con una cuenta de Google. Eso sí, conviene conocer las limitaciones de las hojas de cálculo cuando crecen, como explicamos en Google Sheets como CRM: dónde falla.
Si la base es de clientes: Tablas de Invent
Una base de datos más barata no resuelve la brecha con las conversaciones. La base sigue siendo un lugar que alguien debe actualizar a mano después de cada chat.
Tablas de Invent parte del extremo opuesto. Es una base de datos sin código dentro del mismo producto donde tu equipo atiende a los clientes por WhatsApp, Instagram, correo electrónico y tu sitio web. Cuando un cliente escribe «nos quedamos con el plan anual», el asistente de IA que gestiona ese chat actualiza la oportunidad, la marca como Ganada y registra el importe. Nadie tiene que volver a introducir los datos.
Si vienes de Airtable, los elementos básicos te resultarán familiares: campos personalizados, registros vinculados a contactos y vistas de tabla, tablero, calendario, cronología, lista o galería. Puedes importar una base en CSV y volver a exportarla en cualquier momento. Además, los agentes pueden trabajar con la tabla de forma programada, por ejemplo, para dar seguimiento a oportunidades sin actividad, y te consultan antes de hacer algo importante.
Cada organización dispone de una tabla gratuita y de hasta 25 tablas en el plan Business por 29 USD al mes, con facturación según el uso en lugar de por editor. Esto último también importa para el primer límite: añadir a alguien al equipo no supone pagar por otro usuario.
Cuándo no es la opción adecuada: si tienes una gran base de operaciones con decenas de tablas vinculadas y fórmulas complejas. Ese tipo de base funciona mejor en Airtable o en alguna de las bases de datos de código abierto anteriores.
Si quieres documentos junto a tus datos: Notion, Coda y ClickUp
Algunos equipos usan Airtable como base de datos para su wiki y sus proyectos, y luego pagan por una segunda herramienta para los documentos. Un espacio de trabajo todo en uno puede sustituir a ambas, a cambio de renunciar a parte de la potencia de la base de datos.
Notion es la opción más ligera: 10 USD por miembro al mes en Plus y 20 USD en Business, con facturación anual. Coda va más allá con fórmulas y botones dentro de los documentos. ClickUp se orienta más a la gestión de proyectos: 9 USD por usuario al mes en Core y 17 USD en Business, con facturación anual. Si Notion también está entre tus opciones, nuestra guía de alternativas a Notion aborda la migración en sentido contrario.
Qué se pierde al dejar Airtable
Airtable exporta cada tabla o vista como CSV, y la mayoría de las herramientas importan CSV. Los datos se trasladan fácilmente. La estructura requiere más cuidado:
- Los registros vinculados llegan como texto sin formato. Un vínculo a tres contactos se convierte en una celda con tres nombres. Reconstruye los vínculos en la nueva herramienta, empezando por la tabla a la que apuntan todos los demás.
- Los archivos adjuntos no se incluyen en el CSV. Si dependes de ellos, planifica su traslado por separado.
- Las automatizaciones, interfaces y scripts se quedan atrás. Haz una lista de lo que está en funcionamiento para reconstruir solo lo que siga siendo importante.
- Las fórmulas se transfieren como valores. Vuelve a crear las que necesites y descarta el resto.
Un orden seguro: migra la base que más problemas te da, reconstruye sus vínculos y vistas y, después, usa la versión antigua y la nueva en paralelo durante dos semanas antes de archivar la de Airtable.
Una forma rápida de decidir
- Factura demasiado alta y equipo técnico: NocoDB, con alojamiento propio, gratis y sin límite de registros; en la nube, desde 12 USD por usuario.
- Factura demasiado alta y sin servidor: Baserow, gratis hasta 3.000 filas y, después, 10 USD por usuario.
- Lista pequeña, una o dos personas: Google Sheets, gratis.
- Documentos y datos en un solo lugar: Notion desde 10 USD por miembro, ClickUp desde 9 USD por usuario, o Coda.
- Base de clientes que te escriben: Tablas de Invent, una tabla gratis y hasta 25 en Business por 29 USD al mes, con facturación según el uso.
- Como referencia, Airtable: gratis y, después, 20 USD por editor en Team y 45 USD en Business.
Todos los precios proceden de las páginas de precios de cada proveedor en octubre de 2026 y cambian con frecuencia.
Por qué creamos Tablas
No teníamos previsto crear una base de datos. Invent nació como el lugar donde las empresas atienden a sus clientes por WhatsApp, Instagram, correo electrónico y su sitio web. Entonces, un cliente tras otro nos mostró la misma configuración: el chat en Invent, el registro en una base de Airtable y una persona copiando datos de uno a otro al final del día.
Tablas elimina ese paso de copiar datos para la base que depende de las conversaciones. Todo lo demás puede quedarse donde funciona. Si tu base de clientes es la que se está quedando atrás, pruébalo con una tabla gratuita y una exportación en CSV de esa base.
En resumen
Para la mayoría de los equipos, Airtable no es el problema. Lo es alguno de sus límites. El precio y el máximo de registros apuntan a una base de datos de código abierto. Una lista pequeña apunta de nuevo a una hoja de cálculo. Una base que intenta reflejar las conversaciones con clientes apunta a una herramienta que pueda escucharlas.
Identifica primero tu límite. Así encontrarás la alternativa adecuada.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor alternativa a Airtable?
Depende de qué te haya llevado a buscar otra opción. Para reducir costes o eliminar el límite de registros, NocoDB o Baserow. Para una lista pequeña, Google Sheets. Para reunir documentos y datos, Notion, Coda o ClickUp. Para una base de clientes que deba actualizarse a partir de WhatsApp, Instagram y el correo electrónico, Tablas de Invent.
¿Hay alguna alternativa gratuita a Airtable?
Sí. NocoDB y Baserow son gratuitos si los alojas en tu propio servidor, el plan en la nube de Baserow es gratis hasta 3.000 filas y Google Sheets es gratis con una cuenta de Google. Invent incluye una tabla gratuita por organización.
¿Cuál es la mejor alternativa de código abierto a Airtable?
NocoDB y Baserow son las dos más conocidas. NocoDB es adecuado para grandes volúmenes de datos en crecimiento y equipos técnicos. Baserow es más fácil para empezar y tiene un plan sencillo en la nube.
¿Por qué Airtable es tan caro?
Cobra por editor: 20 USD al mes en Team y 45 USD en Business, con facturación anual. Además, cada base tiene un límite de 50.000 registros en Team y 125.000 en Business. Los equipos en crecimiento pagan tanto por más usuarios como por planes superiores.
¿Puedo usar Airtable como CRM?
Sí, muchos equipos lo hacen con una tabla de contactos, otra de oportunidades y una vista de tablero. Funciona bien mientras unas pocas personas lo actualizan a mano, pero se queda atrás cuando los clientes escriben a diario por varios canales.
¿Cómo exporto datos de Airtable?
Descarga cada tabla o vista como CSV y luego impórtala en la nueva herramienta. Los registros vinculados llegan como texto y los adjuntos no se incluyen en el archivo, así que reconstruye los vínculos y traslada los archivos por separado.
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El límite con el que te topes te indica qué camino seguir.
