Assistente AI per OneDrive e SharePoint

Ultimo aggiornamento: settembre 2026

In breve

• Il tuo assistente Invent può ora accedere ai tuoi file: collega OneDrive o SharePoint e troverà un documento per nome o contenuto, condividerà il link, scaricherà ciò di cui ha bisogno e caricherà ciò che produce.
• Su OneDrive può anche reagire: l’arrivo di un file in una cartella, oppure la modifica, la ridenominazione o lo spostamento di un file, può avviare il passaggio successivo senza che nessuno debba segnalarlo.
• Il punto non è la gestione dei file. Sono le risposte: il listino prezzi richiesto da un cliente su WhatsApp, il modello di NDA chiesto da un collega su Slack, il contratto appena arrivato per cui occorre creare una scheda.
• Ogni azione viene eseguita con le autorizzazioni che hai concesso e l’eliminazione significa Cestino, non vuoto assoluto.
• La configurazione è no-code: collega l’account, autorizza le azioni, assegna un nome alle cartelle.

I tuoi documenti contengono già le risposte. Ora l’assistente può raggiungerle.

La maggior parte della conoscenza aziendale non vive in una wiki. Vive nei file: il listino prezzi aggiornato da qualcuno martedì scorso, il PDF delle policy, il contratto firmato, la checklist di onboarding che tre persone continuano a rimandarsi. Ogni domanda che porta a uno di quei file costa una ricerca, una caccia tra le cartelle o l’attenzione di un collega.

Le integrazioni con OneDrive e SharePoint offrono al tuo assistente lo stesso accesso a quei file che ha il tuo team, su tutti i canali in cui già lavora. Ecco cosa fa, cosa affidargli per prima cosa e come si affianca all’AI che Microsoft già offre.

Perché dare i tuoi file a un assistente AI

Un assistente basato su una base di conoscenza risponde in base a ciò che gli hai insegnato. Un assistente con azioni sui file può anche andare a prendere ciò che serve: la versione aggiornata, il documento vero e proprio, il link che il cliente può aprire. Colma così il divario tra «ecco cosa dice la policy» ed «ecco la policy».

Funziona anche nell’altra direzione. L’assistente produce contenuti tutto il giorno: riepiloghi, trascrizioni, bozze, report. Senza un posto dove salvarli, restano in una chat. Con OneDrive o SharePoint collegato, arrivano nella cartella in cui il team si aspetta di trovarli, con i nomi usati dal team.

E poiché l’assistente risponde su WhatsApp, Instagram, il widget web, email e Slack, i file diventano accessibili ovunque venga posta la domanda, da un cliente o da un collega.

Cosa può fare l’integrazione con OneDrive

Nove azioni, mostrate come schede in Invent:

Trigger nella riga superiore, poi cerca, recupera, salva e organizza.

• Due trigger
  On New File si attiva quando un file arriva in una cartella; On File Changed quando un file viene modificato, rinominato o spostato. Un contratto firmato inserito in una cartella può avviare il passaggio successivo senza che nessuno debba segnalarlo.
• Trova e recupera
  Search Files cerca per nome o contenuto, Get File restituisce i dettagli e il link, Download File scarica il file stesso. È la domanda «dov’è l’ultimo listino prezzi?», con risposta corredata dal link.
• Salva e organizza
  Upload File, Update File (rinomina o sostituisce il contenuto), Create Folder, e Delete File, che sposta nel Cestino anziché distruggere definitivamente i file.

SharePoint: lo stesso accesso alle raccolte aziendali

I team che archiviano i documenti nei siti SharePoint anziché nelle cartelle personali di OneDrive hanno a disposizione lo stesso insieme di azioni sui file: Search Files, Get File, Download File, Upload File, Update File, Delete File e Create Folder. Per ora i due trigger per le cartelle sono disponibili solo in OneDrive: quindi «reagisci quando arriva un file» funziona su OneDrive, mentre «trovalo, recuperalo, salvalo» funziona su entrambi.

Gli stessi verbi nella raccolta aziendale. I trigger restano in OneDrive.

Un requisito da conoscere prima di connetterti: le azioni SharePoint richiedono un abbonamento Microsoft 365. SharePoint è disponibile solo nei piani business ed enterprise di Microsoft, gli stessi che includono Copilot Chat; quindi un account Microsoft personale può collegare OneDrive, ma non SharePoint. Se la tua azienda usa già Microsoft 365, hai tutto ciò che ti serve.

Idee: cosa affidare all’assistente in OneDrive e SharePoint

Le azioni sui file diventano attività quotidiane una volta assegnato un nome alle cartelle. Il gruppo «reagire quando arriva un file» richiede OneDrive; il resto funziona anche su SharePoint. Eccone alcune da cui iniziare:

Trovare ciò che serve

• L’ultima versione, su richiesta
  «Dov’è il listino prezzi aggiornato?» L’assistente cerca per nome o contenuto e risponde con il link, in Slack o in una conversazione con un cliente.
• Risposte ai clienti dai tuoi documenti
  Schede prodotto, policy e manuali diventano risposte che l’assistente può fornire su WhatsApp o nel widget web, allegando il link al file quando il cliente desidera maggiori dettagli.
• Modelli e moduli
  «Inviami il modello NDA» oppure «la checklist di onboarding», recuperati dalla cartella in cui si trovano, non dalla memoria di qualcuno su dove si trovino.

Reagire quando arriva un file

• Acquisizione dei contratti
  Un contratto firmato inserito nella cartella Firmati avvia il passaggio successivo: aggiornamento della scheda, avviso al team, invio dell’email di benvenuto.
• Fatture dai fornitori
  Un PDF che arriva in Fatture in entrata viene letto, l’importo e la data di scadenza vengono scritti in una tabella e l’approvatore riceve una notifica.
• Candidature e invii
  CV, candidature o moduli salvati in una cartella vengono confermati e registrati man mano che arrivano.
• Avvisi sulle modifiche
  Quando una specifica condivisa, un listino prezzi o una policy viene modificata, rinominata o spostata, le persone che ne dipendono ne vengono informate.

Salvare i contenuti

• Riepiloghi e trascrizioni archiviati
  L’assistente scrive il riepilogo della riunione o la trascrizione della conversazione e lo carica nella cartella del cliente, con il nome usato dal tuo team.
• Una cartella per ogni cliente, creata al momento
  Nuovo cliente acquisito, nuova cartella creata, primi documenti inseriti al suo interno.
• Report programmati
  Il report settimanale prodotto dall’assistente arriva in Report e la vecchia bozza viene sostituita anziché duplicata.
• Organizzare secondo regole
  I file che appartengono all’archivio vengono spostati lì; gli errori finiscono nel Cestino, non in un’eliminazione definitiva.

Dove compaiono i file

L’integrazione non è un luogo a cui accedere. È un insieme di capacità che l’assistente porta in ogni conversazione che già gestisce.

Nelle conversazioni con i clienti

Un cliente su WhatsApp chiede se il catalogo 2026 include le nuove taglie. L’assistente risponde dalla base di conoscenza e allega il link al catalogo in OneDrive, nella versione aggiornata, senza intervento umano. Un cliente nel widget web chiede le condizioni di garanzia: il link al PDF arriva in chat.

Nelle conversazioni del tuo team

Un collega su Slack chiede la checklist di onboarding. L’assistente cerca, trova il file e pubblica il link nella conversazione. «Salva questo riepilogo nella cartella Q3» funziona allo stesso modo al contrario.

In background

Nessuno chiede nulla. Un contratto arriva in una cartella, l’assistente lo legge, crea la scheda cliente e avvisa il responsabile dell’account. È il trigger che fa il suo lavoro, e il motivo per cui vale la pena assegnare nomi alle cartelle con criterio.

Copilot o un assistente che usi già?

Microsoft 365 Copilot cerca nei tuoi file personali, all’interno di Word, Outlook e Teams, e ha un prezzo per utente (la pagina di Microsoft Copilot elenca i piani attuali). È pensato per la persona alla tastiera.

L’assistente Invent con OneDrive o SharePoint collegato è pensato per tutti gli altri: il cliente che chiede su WhatsApp, il collega che chiede in Slack, la cartella che ha appena ricevuto un file. Una base di conoscenza, un set di Actions e file accessibili da ogni canale anziché da una sola postazione. Molti team useranno entrambi, ed è una divisione sensata.

Come collegarlo

1. Scegli l’assistente, apri Actions, fai clic su Add Action, quindi seleziona Microsoft OneDrive o SharePoint. Quando richiesto, accedi con il tuo account Microsoft. SharePoint richiede un abbonamento Microsoft 365; OneDrive funziona anche con un account Microsoft personale.
2. Autorizza le azioni necessarie all’assistente. Inizia con Search Files e Get File; aggiungi Upload File e i trigger quando hai una cartella pronta per usarli.
3. Indicalo a una cartella. Configure App imposta una sola volta i campi condivisi per ogni azione OneDrive: la connessione e, facoltativamente, una cartella. Fissa una cartella come Fatture quando l’assistente deve lavorare solo lì, oppure lascia il campo su AI Controlled e permetti all’assistente di scegliere la cartella in base alla conversazione. Poi indica il resto in linguaggio naturale nelle istruzioni: «i contratti firmati vanno in Clienti/Firmati», «i report settimanali vanno in Report».
4. Chiedigli un file che sai esistere. Leggi la risposta e modifica le istruzioni.

Imposta la cartella una sola volta e ogni azione la rispetterà, oppure lasciala su AI Controlled e l’assistente sceglierà in base al contesto.

Una volta collegato, le azioni sono disponibili nell’assistente come tutte le altre, ognuna con il proprio interruttore, così l’assistente usa solo quelle che hai attivato.

Sette interruttori. Attiva quelli necessari al lavoro e lascia disattivati gli altri.

Altri due aspetti che i proprietari apprezzano: i log di audit conservano un registro delle attività nel tuo workspace Invent e puoi scegliere il modello che alimenta ciascun assistente, cambiandolo in qualsiasi momento.

File, conversazioni e livello operativo

In Invent, pensiamo che la versione utile dell’«AI per il business» sia un unico assistente che parla con i clienti su ogni canale, parla al tuo team dove lavora e ora accede ai file in cui risiedono davvero le risposte. La scheda, la conversazione e il documento smettono di essere tre luoghi distinti. Questo è il livello operativo: non un altro strumento, ma l’assistente che già usi, con più possibilità di accesso.

I tuoi documenti contengono già le risposte. Ora l’assistente può raggiungerle.

Domande frequenti

Un assistente AI può trovare file in OneDrive?

Sì. Con OneDrive collegato, l’assistente Invent cerca i file per nome o contenuto, restituisce i dettagli e il link del file e può scaricare o caricare file. Può anche reagire quando un file arriva in una cartella o viene modificato, rinominato o spostato.

Funziona anche con SharePoint?

Sì. SharePoint offre le stesse azioni sui file: cercare, recuperare, scaricare, caricare, aggiornare, eliminare e creare cartelle. Per ora i due trigger per le cartelle sono disponibili solo in OneDrive e SharePoint richiede un abbonamento Microsoft 365, poiché non fa parte degli account Microsoft personali.

Può condividere un documento con un cliente?

Sì. In una conversazione con un cliente può rispondere alla domanda e includere il link al documento, così il cliente riceve la versione aggiornata senza che qualcuno debba inoltrargliela.

Può eliminare file?

Solo se autorizzi tale azione; inoltre, Delete File sposta il file nel Cestino anziché rimuoverlo definitivamente.

È la stessa cosa di Microsoft Copilot?

No. Copilot cerca nei tuoi file per la persona che lo utilizza. L’assistente Invent accede ai file per conto di clienti e colleghi su ogni canale in cui risponde e può intervenire su di essi tramite le altre Actions.

Cosa succede quando un file arriva in una cartella monitorata?

In OneDrive, il trigger On New File avvia l’azione successiva che hai indicato all’assistente: creare una scheda, avvisare qualcuno, inviare un’email o archiviare il documento altrove.

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