Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026
Kurzfassung
- Teams stoßen bei Airtable an drei Grenzen: die Rechnung, die mit jeder Person mit Bearbeitungsrechten wächst; das Datensatzlimit pro Base; und die Lücke zwischen der Base und den Kundengesprächen, die sie abbilden soll.
- Welche Alternative passt, hängt davon ab, welche Grenze du erreichst. Eine günstigere oder selbst gehostete Datenbank löst die ersten beiden Probleme. Das dritte löst nur ein Tool, das direkt mit deinen Gesprächen verbunden ist.
- Open-Source-Empfehlungen: NocoDB und Baserow ähneln Airtable in Optik und Bedienung und lassen sich ohne Datensatzlimit auf deinem eigenen Server betreiben.
- Kundendatenbanken: Invent Tabellen hält Leads, Deals und Bestellungen direkt neben deinen Chats aus WhatsApp, Instagram und E-Mail bereit. Die KI aktualisiert sie, sobald Nachrichten eingehen.
- Plane den Umzug rund um verknüpfte Datensätze. Beim CSV-Export gehen diese Verknüpfungen verloren. Erfasse sie deshalb vor dem Wechsel.
Airtable trifft einen guten Mittelweg. Es ist zugänglicher als eine klassische Datenbank und deutlich strukturierter als eine Tabellenkalkulation. Deshalb setzen so viele Operations-Teams, Agenturen und kleine Vertriebsteams darauf.
Das Problem ist selten das Produkt selbst. Es entsteht, wenn ein Unternehmen damit wächst. Mehr Menschen brauchen Bearbeitungsrechte, Bases werden voll, und die wichtigste Base – die mit den Kundendaten – hält nie ganz mit dem mit, was Kunden tatsächlich sagen. Hier erfährst du, welches dieser Probleme dich betrifft und was du stattdessen nutzen kannst.
Die drei Grenzen, an die Teams bei Airtable stoßen
Die Kosten für Bearbeitungsrechte
Airtable berechnet Gebühren für jede Person mit Bearbeitungsrechten. Bei jährlicher Abrechnung kostet Team 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Business 45 US-Dollar. Das geht aus der Preisübersicht von Airtable hervor. Nutzer mit reinem Lesezugriff sind kostenlos, aber die meisten Teams stellen fest, dass fast jeder etwas bearbeiten muss.
Das summiert sich schnell. Zehn Personen mit Bearbeitungsrechten kosten im Business-Tarif 450 US-Dollar im Monat oder 5.400 US-Dollar im Jahr. Bei 25 Personen sind es 13.500 US-Dollar im Jahr. Ein Unternehmen, das sein Operations- oder Vertriebsteam ausbaut, spürt jede Neueinstellung auf der Airtable-Rechnung.
Das Datensatzlimit
Jede Airtable-Base hat ein Zeilenlimit: 1.000 im Free-Tarif, 50.000 im Team-Tarif und 125.000 im Business-Tarif, laut den Tarifdetails von Airtable. Dabei werden die Datensätze aller Tabellen einer Base zusammengezählt.
Das klingt nach viel – bis du täglich neue Einträge erfasst. Ein Shop mit 200 Bestellungen pro Tag füllt eine Team-Base in etwa acht Monaten. Teams teilen ihre Bases dann nach Jahren auf oder archivieren alte Zeilen. Mit jedem Mal werden Auswertungen schwieriger.
Die Lücke zwischen Gesprächen und Daten
Dieses Problem hat nichts mit dem Preis zu tun. Wenn eine Base Leads, Kunden oder Bestellungen erfasst, entstehen die eigentlichen Neuigkeiten woanders: in WhatsApp-Chats, Instagram-Direktnachrichten und E-Mail-Verläufen. Die Base ändert sich nur, wenn jemand daran denkt, das Gesagte einzutragen. Bis Freitag ist die Hälfte der Statusangaben schon ein paar Tage alt.
Welche Grenze du erreichst, ist wichtiger als jede Funktionsliste. Die nächsten drei Abschnitte gehen sie der Reihe nach durch.
Wenn Kosten oder Datensatzlimit das Problem sind: NocoDB und Baserow
Beide Tools bieten eine Tabellenoberfläche im Stil von Airtable mit Ansichten und verknüpften Datensätzen. Beide sind Open Source. Du kannst sie also auf deinem eigenen Server betreiben und damit Gebühren pro Nutzer und Datensatzlimits vermeiden – vorausgesetzt, jemand in deinem Team übernimmt die Serverwartung.
NocoDB setzt auf einer klassischen Datenbank auf. Der selbst gehostete Community-Tarif ist kostenlos und hat keine Begrenzung für Datensätze, Speicherplatz oder Nutzer, laut der Preisübersicht von NocoDB. Die gehostete Version ist für bis zu 3 Nutzer und 1.000 Datensätze kostenlos. Danach kostet der Plus-Tarif bei jährlicher Abrechnung 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Die richtige Wahl, wenn deine Datenmenge ständig wächst und du jemanden mit technischem Know-how im Team hast.
Baserow macht den Einstieg leichter. Der Cloud-Tarif ist für 3.000 Zeilen pro Workspace kostenlos. Danach kostet Premium bei jährlicher Abrechnung 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Advanced 18 US-Dollar, laut der Preisübersicht von Baserow. Du kannst Baserow auch selbst hosten. Die richtige Wahl, wenn du die vertraute Bedienung von Airtable günstiger haben möchtest, ohne selbst einen Server zu betreiben.
Der Kompromiss bei beiden: weniger Integrationen und Vorlagen als bei Airtable. Bei den selbst gehosteten Versionen kümmerst du dich außerdem selbst um Updates, Backups und Sicherheit.
Wenn deine Base klein ist – ein paar Hundert Zeilen, gepflegt von einer oder zwei Personen –, brauchst du vielleicht gar keine Datenbank. Google Sheets ist mit einem Google-Konto kostenlos. Du solltest nur wissen, wo Tabellen mit zunehmender Größe an ihre Grenzen stoßen. Das erklären wir in Google Sheets als CRM: Wo es an seine Grenzen stößt.
Wenn es in der Base um Kunden geht: Invent Tabellen
Eine günstigere Datenbank schließt die Lücke zu den Kundengesprächen nicht. Die Base bleibt ein Ort, den jemand nach jedem Chat von Hand aktualisieren muss.
Invent Tabellen setzt am anderen Ende an. Es ist eine No-Code-Datenbank im selben Produkt, mit dem dein Team Kunden auf WhatsApp, Instagram, per E-Mail und auf deiner Website antwortet. Schreibt ein Kunde „Wir nehmen den Jahrestarif“, aktualisiert der KI-Assistent dieses Chats den Deal, setzt ihn auf „Gewonnen“ und trägt den Wert ein. Niemand muss etwas noch einmal abtippen.
Wer von Airtable kommt, kennt die Bausteine bereits: eigene Felder, mit Kontakten verknüpfte Datensätze und Ansichten als Tabelle, Board, Kalender, Zeitleiste, Liste oder Galerie. Du kannst eine Base als CSV importieren und jederzeit wieder exportieren. Außerdem können Agenten die Tabelle nach Zeitplan bearbeiten, etwa bei Deals nachfassen, bei denen es still geworden ist. Vor wichtigen Aktionen fragen sie dich.
Eine Tabelle ist für jede Organisation kostenlos. Im Business-Tarif gibt es bis zu 25 Tabellen für 29 US-Dollar im Monat, mit nutzungsbasierter Abrechnung statt Gebühren pro Person mit Bearbeitungsrechten. Das ist auch für die erste Grenze wichtig: Ein neues Teammitglied verursacht keine zusätzliche Nutzergebühr.
Wofür es nicht die richtige Wahl ist: eine große Base für operative Abläufe mit Dutzenden verknüpften Tabellen und komplexen Formeln. Eine solche Base ist in Airtable oder einer der oben genannten Open-Source-Datenbanken besser aufgehoben.
Wenn du Dokumente und Daten zusammenbringen möchtest: Notion, Coda und ClickUp
Manche Teams nutzen Airtable als Datenbank hinter ihrem Wiki und ihren Projekten und bezahlen dann ein zweites Tool für die Dokumente. Ein All-in-one-Workspace kann beides ersetzen, bietet dafür aber weniger leistungsfähige Datenbankfunktionen.
Notion ist die schlankste Lösung: Bei jährlicher Abrechnung kostet Plus 10 US-Dollar pro Mitglied und Monat, Business 20 US-Dollar. Coda geht mit Formeln und Schaltflächen direkt in Dokumenten einen Schritt weiter. ClickUp legt den Schwerpunkt auf Projektmanagement. Bei jährlicher Abrechnung kostet Core 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Business 17 US-Dollar. Wenn auch Notion auf deiner Liste steht, zeigt dir unser Leitfaden zu Notion-Alternativen den Wechsel in die andere Richtung.
Was beim Wechsel von Airtable verloren geht
Airtable exportiert jede Tabelle oder Ansicht als CSV, und die meisten Tools können CSV-Dateien importieren. Die Daten lassen sich leicht übertragen. Die Struktur braucht mehr Aufmerksamkeit:
- Verknüpfte Datensätze kommen als reiner Text an. Aus einer Verknüpfung zu drei Kontakten wird eine Zelle mit drei Namen. Stelle die Verknüpfungen im neuen Tool wieder her. Beginne mit der Tabelle, auf die alles verweist.
- Anhänge werden nicht in der CSV-Datei mitgeliefert. Plane einen separaten Umzug der Dateien ein, wenn du sie brauchst.
- Automatisierungen, Interfaces und Skripte bleiben zurück. Liste auf, was heute läuft, damit du nur das nachbaust, was noch wichtig ist.
- Formeln werden als Werte übertragen. Erstelle die benötigten Formeln neu und lass den Rest weg.
Eine sichere Reihenfolge: Ziehe zuerst mit der Base um, die die größten Probleme macht. Stelle ihre Verknüpfungen und Ansichten wieder her und betreibe dann die alte und die neue Version zwei Wochen parallel, bevor du die Airtable-Version archivierst.
Eine schnelle Entscheidungshilfe
- Rechnung zu hoch, technisches Know-how im Team: NocoDB, selbst gehostet kostenlos und ohne Datensatzlimit; Cloud ab 12 US-Dollar pro Nutzer.
- Rechnung zu hoch, kein eigener Server: Baserow, kostenlos für 3.000 Zeilen, danach 10 US-Dollar pro Nutzer.
- Kleine Liste, eine oder zwei Personen: Google Sheets, kostenlos.
- Dokumente und Daten an einem Ort: Notion ab 10 US-Dollar pro Mitglied, ClickUp ab 9 US-Dollar pro Nutzer oder Coda.
- Eine Base für Kunden, die dir Nachrichten schreiben: Invent Tabellen, eine Tabelle kostenlos, bis zu 25 im Business-Tarif für 29 US-Dollar im Monat, nutzungsbasiert abgerechnet.
- Zum Vergleich: Airtable: kostenlos, danach 20 US-Dollar pro Person mit Bearbeitungsrechten im Team-Tarif und 45 US-Dollar im Business-Tarif.
Alle Preise stammen von den Preisseiten der jeweiligen Anbieter, Stand Oktober 2026, und ändern sich häufig.
Warum wir Tabellen entwickelt haben
Wir hatten nicht vor, eine Datenbank zu entwickeln. Invent begann als der Ort, an dem Unternehmen ihren Kunden auf WhatsApp, Instagram, per E-Mail und auf ihrer Website antworten. Dann zeigten uns immer mehr Kunden denselben Aufbau: der Chat in Invent, der Datensatz in einer Airtable-Base und eine Person, die am Ende des Tages alles von einem System ins andere kopiert.
Tabellen macht diesen Kopierschritt überflüssig – für die eine Base, die von Gesprächen abhängt. Alles andere kann dort bleiben, wo es gut funktioniert. Wenn deine Kunden-Base nicht mehr hinterherkommt, probiere es mit einer kostenlosen Tabelle aus und einem CSV-Export dieser Base.
Auf den Punkt gebracht
Für die meisten Teams ist nicht Airtable selbst das Problem, sondern eine seiner Grenzen. Hohe Kosten und Datensatzlimits sprechen für eine Open-Source-Datenbank. Eine kleine Liste spricht für eine Tabellenkalkulation. Eine Base, die Kundengespräche abbilden soll, braucht ein Tool, das diese Gespräche mitbekommt.
Finde zuerst heraus, wo deine Grenze liegt. Daraus ergibt sich die passende Alternative.
Häufige Fragen
Was ist die beste Airtable-Alternative?
Das hängt davon ab, warum du wechseln möchtest. Für niedrigere Kosten oder unbegrenzte Datensätze: NocoDB oder Baserow. Für eine kleine Liste: Google Sheets. Für Dokumente und Daten an einem Ort: Notion, Coda oder ClickUp. Für eine Kunden-Base, die sich anhand von WhatsApp, Instagram und E-Mail aktualisieren soll: Invent Tabellen.
Gibt es eine kostenlose Airtable-Alternative?
Ja. NocoDB und Baserow sind kostenlos, wenn du sie selbst hostest. Der Cloud-Tarif von Baserow ist bis 3.000 Zeilen kostenlos, und Google Sheets ist mit einem Google-Konto kostenlos. Invent enthält eine kostenlose Tabelle pro Organisation.
Was ist die beste Open-Source-Alternative zu Airtable?
NocoDB und Baserow sind die beiden bekanntesten. NocoDB eignet sich für große, wachsende Datenbestände und technisch versierte Teams. Baserow erleichtert den Einstieg und bietet einen unkomplizierten Cloud-Tarif.
Warum ist Airtable so teuer?
Airtable rechnet pro Person mit Bearbeitungsrechten ab: bei jährlicher Abrechnung 20 US-Dollar im Monat im Team-Tarif und 45 US-Dollar im Business-Tarif. Zudem gilt pro Base ein Datensatzlimit von 50.000 im Team-Tarif und 125.000 im Business-Tarif. Wachsende Teams zahlen sowohl für zusätzliche Nutzer als auch für höhere Tarife.
Kann ich Airtable als CRM nutzen?
Ja, viele Teams nutzen dafür eine Kontakttabelle, eine Deal-Tabelle und eine Board-Ansicht. Das funktioniert, solange einige wenige Personen die Daten von Hand aktualisieren. Sobald Kunden täglich über mehrere Kanäle schreiben, hinkt die Base hinterher.
Wie exportiere ich Daten aus Airtable?
Lade jede Tabelle oder Ansicht als CSV herunter und importiere sie anschließend in das neue Tool. Verknüpfte Datensätze kommen als Text an, und Anhänge sind nicht in der Datei enthalten. Stelle die Verknüpfungen deshalb separat wieder her und übertrage die Dateien in einem eigenen Schritt.
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